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Karin Schmitt
Kirchenweg 23 a
D-82399 Raisting in der Ammersee-Region

Tel. +49 8807 206945
Fax +49 8807 214767

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Tipp 2

E-Mail

Die Kommunikation über E-Mail nimmt stark zu.

Meist ist die elektronische Post der schnellste und billigste Weg, um Informationen weiter zu geben.

Aber eine E-Mail hat auch Tücken: Sie wissen nicht, in welcher Situation Sie den Empfänger antreffen: Ist er im Stress? Überprüft er seinen Posteingang nur sporadisch und findet dabei Ihre und etliche weitere Nachrichten vor? Druckt er die Mail zur sorgfältigen Bearbeitung aus oder überfliegt er sie direkt am Bildschirm?

Je größer die E-Mail-Flut, um so mehr steigt die Gefahr, dass der Empfänger die Botschaft nicht eindeutig oder nur teilweise versteht und damit das Ziel verfehlt wird.

Grundsatz:  Wichtige Mitteilungen komplexer Sachverhalte besser nicht als E-Mail-Nachricht, sondern in einem eigenen Dokument versenden. Die E-Mail hat nach wie vor "informellen" Charakter.

Empfehlung:  Stöbern Sie, falls Sie dies nicht bereits getan haben, einmal ausführlich in den Möglichkeiten und Funktionen Ihres E-Mail Programmes. Lesen Sie auch Online-Hilfe oder Handbuch.

Und nun die Regeln, die dabei helfen, dass Ihre geschäftliche Botschaft "gut ankommt".
(Ignorieren Sie alle Regeln bei privaten E-Mails an Freunde...)
  • Corporate Design:  Auch die E-Mail ist Bestandteil der Corporate Identity Ihres Unternehmens. Fragen Sie, ob es in Ihrem Unternehmen Richtlinien für ein einheitliches Erscheinungsbild der elektronischen Nachricht gibt.
    Wenn nicht: Kümmern Sie sich selbst um diese Aufgabe.

  • Betreff:  Der Betreff steht kurz und aussagekräftig in der dafür vorgesehenen Zeile. Viel-Nutzer organisieren ihren Posteingang thematisch. Dazu ist der richtig gewählte Betreff Voraussetzung. Bei der Antwortfunktion: Überprüfen Sie, ob der automatisch wiederholte Betreff ergänzt oder ersetzt werden muss.

  • Anrede: Die Anrede entspricht der Briefanrede oder kann informeller erfolgen, zum Beispiel: "Guten Tag, Herr X".

  • Rechtschreibung und Groß-/Kleinschreibung: Die regelgerechte Verwendung der Rechtschreibung unterstützt das schnelle Lesen und Verstehen; die oft verwendete durchgängige Kleinschreibung hindert es!

  • Schreibstil: Kurze Sätze mit einprägsamen Aussagen verwenden. Halten Sie den Text einfach und somit leicht verständlich.

    Faustregel: Eine Stufe simpler formulieren als im Brief.
    (Wir erinnern an den Nebelindex...)

  • Gliedern: Zwischen Absätzen eingefügte Leerzeilen gliedern den Text übersichtlich. Bei mehreren, thematisch unabhängigen Absätzen verwenden Sie kurze, nummerierte Überschriften.

  • Gruß: Die übliche Grußformel beendet die E-Mail. Eine persönlichere Form ist möglich, wenn Sie den Empfänger gut kennen.

  • Absenderangabe:  In den gängigen E-Mail-Anwendungen können Sie einen Standardtext für Gruß und Absender speichern, der bei jeder ausgehenden Nachricht automatisch angefügt wird. Vervollständigen Sie diesen Absenderblock mit Telefon- und Faxnummer. Das erleichtert sofortiges Rückfragen.

  • Übertragungsformat:  Bei Nachrichten an unbekannte Empfänger wählen Sie das "Nur-Text"-Format. Damit stellen Sie sicher, dass kein Zeichensalat ankommt.
    Sie sollten, wenn möglich, eine kurze Zeilenlänge einstellen. Je kürzer die Zeilenlänge, um so weniger häufig muss das Auge beim Lesen springen. Auch dies macht die Botschaft leichter verständlich.

  • Anlagen:  Schicken Sie Anlagen, insbesondere sehr große Dateien, am besten nur an Empfänger, die damit auch rechnen oder Ihnen gut bekannt sind. Sonst kann es Ihnen passieren, dass der Empfänger aus Angst vor Viren die Mail ungelesen löscht.
Karin Schmitt für the write stuff.

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