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Karin Schmitt
Kirchenweg 23 a
D-82399 Raisting in der Ammersee-Region

Tel. +49 8807 206945
Fax +49 8807 214767


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Tipp 3

Achtung: Briefvorlage für MS-Word 2000 in Ihrem Corporate Design als E-Mail-Workshop. Mehr Infos...

Ihr Geschäftsbrief im Corporate Design (1)

Wirkung

Jeder weiß, dass der erste Eindruck oft falsch ist. Aber dieser Eindruck bleibt trotzdem haften und kann langfristig die Vorstellung über eine Person oder ein Unternehmen prägen.

Der Brief im Corporate Design (CD) ist Teil der Corporate Identity und trägt zur Stärkung der Außenwirkung Ihres Unternehmensbildes bei.

Berücksichtigen Sie dies bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsausstattung.

CD-Planung

Eigene Planungsarbeit ist erforderlich, selbst wenn Sie den Entwurf Ihrer Geschäftspapiere außer Haus in Auftrag geben.

Ziel

Ein einmal vereinbartes Corporate Design (CD) ist für die gesamte Geschäftsausstattung bindend. Ziele des CDs sind die Unterstützung des Wiederkennungswertes Ihres Unternehmens beim Geschäftspartner und die Stärkung des Wir-Gefühls im internen Bereich. Die Zielerreichung erfolgt durch konsequente Verwendung.

Aspekte

  • Welche Dokumentarten werden benötigt?
    (Beispiele: Brief, Fax-Deckblatt, Kurzmitteilung, Rechnungsbogen, Dokumente für die interne Kommunikation wie Notiz, Mitteilung, Einladung zur Besprechung, Besprechungsprotokoll.)

  • Welche Inhalte und Formate sind zu berücksichtigen?

  • (Beispiele: Fließtext für den "normalen" Brief, tabellarische Aufstellungen z. B. für die Rechnung oder auch für technische Berichte und Dokumentationen, Abbildungen in verschiedenen Größen, querformatige Listen.)

  • Welche Transport- und Archivierungswege sollen ermöglicht werden?
    (Beispiele: die "gelbe" Post, die Faxübermittlung, der Versand als Anlage in der E-Mail, Scan, Mikroverfilmung.)

  • Wie werden Dokumente erstellt?
    (Beispiele: Schreiben die Mitarbeiter in ihrer Textverarbeitung selbst, oder gibt es Sekretariate mit gut geschulten Textverarbeitungsanwendern? Welche Drucker werden eingesetzt? Handelt es sich durchgängig um ein Fabrikat oder werden zum Beispiel sowohl Laser- wie auch Tintendrucker eingesetzt, nur schwarz-weiß oder auch Farbe? Wie sind die nicht beschreibbaren Seitenränder der Drucker? Gibt es Netzwerkdrucker, auf die mehrere örtlich getrennte Mitarbeiter gleichzeitig Zugriff haben? Wieviele Papierschächte stehen zur Verfügung?)

Einfluss auf die Gestaltung

  • Dokumentart. Das CD muss alle Dokumentarten berücksichtigen. Um ein einmal entworfenes Layout vielseitig einsetzen zu können, überlegen Sie, ob Sie zum Beispiel einen Bogen verwenden, der mit Ausnahme Ihres Logos leer ist. Alle Absenderangaben zu Ihrem Unternehmen werden von der Textverarbeitung CD-gerecht positioniert. Oder wollen Sie Blankobögen verwenden und auch das Logo erst bei der Dokumenterstellung einsetzen?

    Denken Sie auf jeden Fall auch an Folgeseiten. Ein Bogen, der nur Ihr Logo enthält, kann gleichermaßen für Folgeseiten verwendet werden. Dafür lediglich ein seitennummeriertes "weißes" Blatt vorzusehen, bedeutet einen CD-Bruch innerhalb des Dokumentes selbst.


  • Inhalt. Die Positionierung von Logo, Absender-, Kommunikations- und unternehmensrechtlichen Angaben sollte in einer Form erfolgen, die möglichst allen Inhalten gerecht wird und daher keinen Bruch des CDs erforderlich macht.

  • Transportwege. Wenn ein Dokument als Fax übertragen werden soll, ist dies bei der Wahl von Schriftart und -Größe zu berücksichtigen. Falls auch die Versendung als Anlage zu einer E-Mail vorgesehen ist, muss überlegt werden, ob auf Briefvordrucke verzichtet wird.


  • Art der Dokumenterstellung. Berücksichtigen Sie bei der CD-Planung den Kosten-/Nutzen-Faktor. Wenn viele Dokumente auch von "Nicht-Textverarbeitungsprofis" zu schreiben sind, ist das CD so anzulegen, dass die Arbeit im Dokument nicht unnötig erschwert wird. Damit sparen Sie Zeit und Kosten.

    - Bei Verwendung von Netzwerkdruckern und verschiedenen Bögen für Brief, Brieffolgeseiten, Fax, Kurzmitteilung und interne Mitteilungen ist es nahezu unmöglich immer zu garantieren, dass der richtige Inhalt auf dem richtigen Bogen ausgedruckt wird.

    - Wenn je nach Dokument- oder auch Transportart verschiedene Bögen zu verwenden sind, wird die Handhabung umständlich.

Textverarbeitung und Werkzeuge

  • Die schönste Schriftart bringt mehr Nachteile als Vorteile, wenn sie nicht in allen verwendeten Größen und Effekten am Bildschirm einwandfrei darstellbar ist.


  • Der Bogen im hübschen Design ist für die Zielerreichung des CDs nutzlos, wenn das Ausfüllen schwierig ist, und deshalb Fehler gemacht werden.


  • Denken Sie darüber nach, ob Sie für die Dokumenterstellung Automatisierungsmöglichkeiten nutzen können.
    Gerne zeigen wir Ihnen hierzu Beispielanwendungen wie unseren "KorrespondenzManager" für Microsoft Word. Mit diesem Zusatzprogramm für Word ist die Durchsetzung Ihres CDs ein "Kinderspiel". An jedem Arbeitsplatz geben Sie für bis zu fünf verschiedene Mitarbeiter die persönlichen Absenderdaten einmalig ein. Die variablen Elemente Ihrer standardisierten Dokumentarten werden automatisch CD-gerecht formatiert und zusammen mit den Daten des jeweils ausgewählten Absenders im Schreiben eingefügt.

Der nächste Tipp

In unserem nächsten Tipp erfahren Sie Regeln für die Gestaltung des Geschäftsbriefes aus DIN 5008, 5009 und 676. Über einige dieser Gestaltungsrichtlinien nach DIN, die wenig Spielraum für eigene kreative Layout-Ideen lassen, können Sie sich hinweg setzen, andere müssen jedoch beachtet werden.

Wir zeigen Ihnen, worauf es im geschäftlichen Dokument ankommt.

Im Netzwerk finden Sie die richtigen Partner für Entwurf oder Umsetzung Ihres Corporate Designs.

Karin Schmitt für the write stuff.

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Website zu MS-Office: www.karin-schmitt.de