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Tipp 4

Ihr Geschäftsbrief im Corporate Design (2)


Achtung: Briefvorlage für MS-Word 2000 in Ihrem Corporate Design als E-Mail-Workshop. Mehr Infos...
Auch wenn Sie Ihr Corporate Design (CD) in der Geschäftsausstattung von einer Agentur gestalten lassen, sind für Sie folgende kommentierte Hinweise und Regeln der DIN 676 und 5008 als Hintergrundinformationen wichtig.

Grundlage

Wenn Sie sich nach Abwägung aller Vor- und Nachteile aus unserem ersten Tipp zum Geschäftsbrief dafür entscheiden, alle Papiere mit Hilfe der Textverarbeitung und den Bürodruckern selbst auf Blanko-Bögen zu erstellen, d. h. keinen vorgedruckten Briefbogen zu verwenden, sind die folgenden Tipps für Sie ganz besonders nützlich.

Wenn Sie sich für den vorgedruckten Bogen entscheiden, den Sie mit der Textverarbeitung füllen wollen, sollten Sie außer Logos und Signets möglichst wenig weitere Elemente eindrucken lassen. Denken Sie daran, dass die eingesetzten Bürodrucker meist Toleranzen bei der Positionierung von Ausfülltexten aufweisen. So ist es zum Beispiel nahezu unmöglich, Ausfülltext korrekt auf derselben Zeilenhöhe wie ein vorgedrucktes Leitwort zu setzen.

Bei Einsatz einer Textverarbeitung wie Microsoft Word und einem schwarz-weiß Laserdrucker können Sie ein professionelles Erscheinungsbild aller Dokumente einschließlich der Festtexte wie Leitwörter, Kommunikationsblock und unternehmensrechtliche Angaben sehr leicht erzielen, und das korrekte Ausfüllen bzw. Ergänzen mit variablen Texten ist kein Problem.

Die folgenden Tipps und Gestaltungshinweise helfen Ihnen beim Einrichten von Word-Dokumentvorlagen für Ihre Geschäftspapiere. Falls Sie sich nicht selbst darum kümmern können oder wollen, übernehmen wir das gerne für Sie. Unsere Word-Spezialisten entwerfen Ihr Corporate Design oder setzen auch ein fertiges CD um in einen Word Dokumenten-Manager.

Gestaltung

Seitenränder

Der linke Heftrand nach DIN 676 ist 20 mm, der Seitenrand (Abstand bis zum Text) beträgt 24,1 mm. Gängige Textverarbeitungsprogramme (MS-Word) arbeiten in Deutschland mit einem linken Seitenrand von 25 mm.

Überprüfen Sie die Standardeinstellung des Seitenrandes in Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Bevor Sie sich die Mühe machen, für alle Geschäftspapiervorlagen einen abweichenden Rand selbst zu definieren, sollten Sie sich über die DIN-Angabe hinweg setzen.

Der rechte Seitenrand beträgt nach DIN mindestens 8,1 mm (gemessen von der rechten Blattkante). Schöner und natürlich besser lesbar ist der Brief, wenn Sie einen breiteren Rand von ca. 20 mm einhalten.

Wenn Sie sich allerdings für ein CD entscheiden, dass die Geschäfts- oder Gesellschaftsangaben in einer vertikalen Seitenzeile am rechten Blattrand vorsieht, dann muss der freibleibende bis zur rechten Papierkante möglichst schmal gehalten werden. Testen Sie hierzu den nicht beschreibbaren Rand der einzusetzenden Drucker.

Der obere Seitenrand beträgt nach DIN bei Bögen ohne Aufdruck 16,9 mm (das ist bei einer Zeilenhöhe von 11 p die Zeile 5).

Der untere Seitenrand muss bei Einsatz einer Textverarbeitung die beschreibbare Fläche der verwendeten Bürodrucker berücksichtigen. Gehen Sie von mindestens 10 mm aus für Laser-Drucker. Bei Einsatz von Tintenstrahldruckern werden häufig 16 mm und mehr benötigt. Testen Sie hierfür alle verwendeten Drucker.

Schriftarten und -Größen

Schriftart
Achten Sie bei der Auswahl der Schriftart auf gute Les- und Kopierbarkeit. Denken Sie auch an die Möglichkeit der Fax-Übertragung eines Dokumentes.
Im fortlaufenden Text eines Geschäftsbriefes sollten ausgefallene Schriften (zum Beispiel Schreibschriften) vermieden werden, ebenso Schriftstile wie Kapitälchen. Laut DIN ist die Schriftgröße bei Korrespondenz zwischen 10 und 12 p zu wählen. (Ein p entspricht etwas 3/8 mm).
Zeilenabstand
Normalerweise wird mit Zeilenabstand 1 geschrieben. Nur Schriftstücke wie Gutachten, Berichte, Stellungnahmen und Schriftsätze dürfen laut DIN größeren Zeilenabstand haben. Achtung: Der Zeilenabstand wird nach DIN mit mindestens 130 % der Schrifthöhe beziffert, beträgt also bei einer 10 p Schrift 13 p. Durch diesen größeren Zeilenabstand wird die Lesbarkeit eindeutig verbessert und damit der Brief sympathischer. Diesen größeren Zeilenabstand richten Sie in Word problemlos einmal ein und wenden ihn zukünftig automatisch an.

Abstand zwischen Absätzen
Bei Einsatz der Textverarbeitung ist es möglich, statt einer ganzen Zeile nur ca. eine halbe Zeile als Abstand zum nächsten Absatz zu setzen. Das ist optisch schöner. Bei einer 10 p Schrift beträgt dieser Abstand zum Beispiel 6 p (die Hälfte der Zeilenhöhe von 13 p).

Loch- und Faltmarken

In einer Dokumentvorlage für Ihren Brief können Sie Loch- und Faltmarken vorsehen. Diese bestehen laut DIN aus feinen kurzen Linien (4 bis 8 mm lang) außerhalb des linken Randes.

Nach unserer Meinung ist die Lochmarke überflüssig. Aber eine Faltmarke erleichtert das korrekte Falzen zur Versendung in einem DIN lang Kuvert.

Statt einer feinen Linie verwenden ist unserer Meinung nach nichts dagegen einzuwenden, ein Element Ihres Logos oder ein kleines nach rechts weisendes Dreieck zu verwenden, wenn es optisch in das Gesamtlayout passt.

Wichtig ist die korrekte Positionierung: Für die obere Falzmarke ist der Bogen nicht genau zu dritteln (sonst riskieren Sie, dass ein elektrischer Brieföffner Ihr Schreiben durchschneidet). Bringen Sie die Marke bei 105 mm gemessen von der oberen Blattkante an.
Auf eine zweite Faltmarke kann verzichtet werden.

Anschriftfeld

DIN lang Fensterkuvert
Kein Spielraum besteht bei der Positionierung der Angaben, die im Fenster eines DIN lang Umschlages sichtbar sein sollen.

Die Absenderzeile wird benötigt, wenn Sie keine mit Ihrem Absender bedruckten Kuverts verwenden. Die enthaltenen Angaben vermeiden, dass die Sendung geöffnet werden muss, wenn sie zum Beispiel zurück geschickt wird.
Diese Absenderzeile ist in kleiner Schrift (6 - 7 p) zu formatieren und durch eine feine Linie, Abstand oder farblich von den nachfolgenden Empfängerangaben abzugrenzen.

Positionierung der Absenderzeile: 45 mm vertikal gemessen von der Papieroberkante. Die horizontale Positionierung sollte aus optischen Gründen bündig zum gesamten Brieftext erfolgen.

Die Empfängeranschrift mit eventuellen Vorausverfügungen ("Nicht nachsenden" ...) und besonderen Versendungsformen ("Einschreiben - Rückschein" ...) folgt in der Standardschrift des Dokumentes. Vorausverfügungen und Versendungsformen sind optisch von der eigentlichen Anschrift zu trennen - entweder durch einen Abstand oder auch durch Unterstreichung.
Wenn Sie häufig vielzeilige Adressen anschreiben, kann es notwendig werden, den Zeilenabstand (13 p bei einer Schrifthöhe von 10 p) etwas zu reduzieren. Das Fenster ist genau 45 mm hoch. Wie viele Zeilen zur Verfügung stehen ist abhängig von Schriftgröße und Zeilenabstand.

Es ist heute durchaus "guter Ton" bei der Anschrift auf die Anrede wie "Firma" oder "Frau" oder "Herrn" in einer eigenen Zeile zu verzichten. Verwenden Sie das Wort "Firma" nur, wenn Sie die Verwechslung von Firmennamen mit einer Privatperson vermeiden wollen (zum Beispiel bei Einzelunternehmen).

Auf jeden Fall ist die postalische Anschriftenaufbereitung nach DIN zu beachten, damit Ihre Sendung maschinell lesbar ist.
Bei der deutschen Adresse ist eine Leerzeile zwischen Straße oder Postfach und Postleitzahl mit Ort zu setzen.
Auslandsanschriften
Bei Auslandsanschriften sind Bestimmungsort und -Land in VERSALIEN (Großbuchstaben) zu schreiben.
Der Ort ist nach Möglichkeit in der Fremdsprache anzugeben (zum Beispiel "FIRENZE" für "FLORENZ".
Das Land ist in der letzten Zeile, ohne vorhergehende Leerzeile in deutscher Sprache einzufügen. Auf die Angabe des Bestimmungslandes kann verzichtet werden, wenn das Länderkennzeichen der Postleitzahl - durch Bindestrich von dieser getrennt - vorangestellt wird.
Die Übersicht von Ländern, die für diese Kennzeichnung in Betracht kommen, sollten Sie bei der Post erhalten.
Eine kleine Liste finden Sie auch hier.

Karin Schmitt für the write stuff.

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Website zu MS-Office: www.karin-schmitt.de