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Karin Schmitt
Kirchenweg 23 a
D-82399 Raisting in der Ammersee-Region

Tel. +49 8807 206945
Fax +49 8807 214767

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Tipp 5

Ihr Geschäftsbrief im Corporate Design (3)


Achtung: Briefvorlage für MS-Word 2000 in Ihrem Corporate Design als E-Mail-Workshop. Mehr Infos...

Bezugszeichen im Brief

DIN sieht für den Geschäftsbrief eine Bezugszeichenzeile, eventuell eine Kommunikationszeile oder einen Informationsblock vor.

Bezugszeichen und/oder die Angaben aus Kommunikationszeile und Informationsblock sind zum Beispiel:
  • Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom (Ihr Zeichen, Datum)
  • Unser Zeichen, unsere Nachricht vom
  • Name (Ansprechpartner)
  • Telefon (Durchwahl)
  • Telefax (Durchwahl)
  • E-Mail
  • Datum
Durch die Anordnung dieser Angaben in Bezugszeichenzeile, Kommunikationszeile und/oder Informationsblock erkennt der Empfänger wichtige Daten für Rückfragen auf den ersten Blick und Sie kürzen den eigentlichen Brieftext.

Bei Verzicht auf diese übersichtliche Anordnung müssten Sie benötigte Angaben im Inhalt des Briefes in ganzen Sätzen unterbringen.
Eine Bezugszeichenzeile ist mindestens 8,5 mm unterhalb des Anschriftfeldes anzuordnen. Die Schriftgröße für die Leitwörter beträgt mindestens 6 p.

Der Ausfülltext ist bündig zu den jeweiligen Leitwörtern in der darunter liegenden Zeile einzutragen. Für den Ausfülltext verwenden Sie dieselbe Schriftart und -größe wie im eigentlichen Brieftext. Falls dies aus Platzgründen nicht möglich ist, setzen Sie eine etwas verkleinerte Schrift und ggf. eine harmonierende schmaler laufende Schriftart ein.

DIN 676 sieht auch ein Raster für die Anordnung der Leitwörter vor: Die erste Gruppe, "Ihr Zeichen/Ihre Nachricht vom", beginnt am linken Seitenrand; die weiteren Leitwörter folgen im Allgemeinen im Raster von 50,8 mm.

Diese horizontale Anordnung muss nicht eingehalten werden. Sie sollten vor Festlegung der Abstände untersuchen, welche Ausfülltexte mit welchem Platzbedarf Sie unterhalb der Leitwörter benötigen.

Kommunikationszeile

Falls notwendig, kann zusätzlich zu einer Bezugszeichenzeile eine Zeile für weitere direkte Kommunikationsmöglichkeiten des Ansprechpartners rechts neben dem Anschriftfeld angeordnet werden.

Dabei beginnen die Leitwörter (wieder in kleinerer Schrift) bei 125,7 mm;. Der Ausfülltext ist in der Briefschrift bündig unter die Leitwörter zu setzen. Die Kommunikationszeile sollte so angeordnet werden, dass der Ausfülltext auf der Höhe der letzten Anschriftzeile steht.

Informationsblock

Alternativ zu Bezugszeichenzeile und/oder Kommunikationszeile bietet sich nach DIN die Platzierung eines Informationsblocks rechts neben dem Anschriftfeld an. Die erste Zeile des Informationsblocks beginnt vertikal auf derselben Höhe wie die erste Zeile des Anschriftfeldes.

Die horizontale Anordnung des Informationsblocks erfolgt bei 125,7 mm gerechnet von der linken Blattkante. Im Informationsblock wird der Ausfülltext neben die Leitwörter gesetzt. Die Reihenfolge sollte zum Beispiel wie folgt sein:

Ihr Zeichen:
Ihre Nachricht vom:
Unser Zeichen:
Unsere Nachricht vom:

Name (oder "Ansprechpartner"):
Telefon/Telefax:
E-Mail:

Datum:

Die Leerzeilen dienen der Gliederung und Übersichtlichkeit. Nicht benötigte Leitwörter können entfallen.

Betreffangabe

Die Betreffangabe als stichwortartiger Hinweis auf den Inhalt bezieht sich auf den ganzen Brief.

Der Betreff ist beginnend am linken Seitenrand nach zwei Leerzeilen unterhalb von Bezugszeichen oder Informationsblock zu schreiben. Nach dem Betreff wird kein Schlusspunkt gesetzt.
Ein längerer Betreff kann auf mehrere Zeilen aufgeteilt werden.
Der Betreff sollte zum Beispiel durch Fettdruck oder auch durch Verwendung einer größeren Schrift hervor gehoben werden.

Zwischen Betreff und Anrede werden zwei Leerzeilen eingefügt.

Anrede

Die Anrede beginnt ebenfalls am linken Seitenrand. Wenn Sie den Empfänger kennen, sollten Sie ihn aus Höflichkeit mit Titel und Namen ansprechen. Schließen Sie die Anrede mit Komma ab.

Hinweise zur Anordnung des eigentlichen Brieftextes, der Seitennummerierung, des Unterschriftenblocks und Anlagen- und Verteilervermerke folgen.

Karin Schmitt für the write stuff.

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Website zu MS-Office: www.karin-schmitt.de