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Karin Schmitt
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Tipp 6

Ihr Geschäftsbrief im Corporate Design (4)


Achtung: Briefvorlage für MS-Word 2000 in Ihrem Corporate Design als E-Mail-Workshop. Mehr Infos...

Der eigentliche Brieftext

Im Brief beginnt der Text mit einer Leerzeile Abstand zur Anrede.

Der linke Zeilenanfang ist festgelegt durch die Einstellung des Seitenrandes in einer parallel zur Blattkante verlaufenden Fluchtlinie.

Gemäß DIN sollte die Zeile mindestens mit einem Abstand von 8,1 mm zur rechten Blattkante beendet werden.

(Bei doppelseitig bedruckten Briefbögen sollte der rechte Rand der zweiten Seite genauso breit sein, wie der linke Rand auf der ersten Seite, also ca. 25 mm, und der linke Rand mindestens 8,1 mm betragen).

Folgeseiten - Seitenkennzeichnung

Ab der zweiten Seite sind Folgeseiten nach DIN fortlaufend zu nummerieren.

Bei Verwendung einer Textverarbeitung finden wir es sinnvoll, die Seitennummerierung bereits im Deckblatt zu beginnen, zum Beispiel in der Form "Blatt 1 von ...".

Microsoft Word bietet hierfür Felder an, die bereits in die Dokumentvorlage für den Geschäftsbrief aufgenommen werden.

Wo diese Seitennummerierung im Deckblatt zu positionieren ist, richtet sich nach dem gewählten CD.

Die Anordnung der Seitenkennzeichnung erfolgt nach DIN mit mindestens 30 mm Abstand von der oberen Papierkante zentriert oder auch am rechten Seitenrand.

Wir empfehlen zur Seitenkennzeichnung bei Geschäftsdokumenten weitere Elemente, die die Zuordnung und Archivierung erleichtern, wie zum Beispiel Dokumentname und Datum des Schreibens. Auch hierfür bietet die Textverarbeitung Automatisierungsfunktionen zur Integration in die Vorlage.

Der Unterschriftsblock

Der Unterschriftsblock besteht aus Grußformel, optional Unternehmensnamen, Abteilung, Funktionsbezeichnung und handschriftliche Unterschrift sowie eventuell maschinenschriftliche Angabe von Funktion und Namen des oder der Unterschreibenden.

Die Grußformel im Geschäftsbrief richtet sich nach der Art der Beziehung, die Sie zu dem Empfänger pflegen und kann lauten:
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Mit freundlichem Gruß
  • Mit besten Grüßen
  • Freundliche Grüße
  • Hochachtungsvoll.

Die Grußformel folgt linksbündig mit einer Leerzeile Abstand auf den letzten Satz des Briefes.

Falls Unternehmensname und Abteilung oder Organisationseinheit mit in den Unterschriftsblock aufgenommen werden, so geschieht dies wiederum mit einer Leerzeile nach dem Gruß.

In der Regel folgen dann drei Leerzeilen, damit Platz ist für die handschriftliche Unterschrift.

Vor die Unterschrift kann eine Funktionsbezeichnung gesetzt werden, wie

  • i. V. (in Vertretung)
  • ppa. (per prokura)
Falls ein Schriftstück von zwei Mitarbeitern zu unterschreiben ist, kommt zuerst der Name der Person, die den höheren Rang hat. Zwei Unterschriften werden neben einander angeordnet.

Wenn die Bezugszeichenzeile oder der Informationsblock den Namen des Ansprechpartners enthalten und dieser identisch ist mit dem des Unterschreibenden entfällt die Notwendigkeit der maschinenschriftlichen Wiedergabe.

Denken Sie aber daran, dass der Vorname des Ansprechpartners oder zumindest die Anrede "Herr" oder "Frau" sinnvoll sind um dem Empfänger die Kontaktaufnahme zu erleichtern.

Anlagen

Das Wort "Anlage(n)" darf hervorgehoben werden (Fettdruck oder Unterstreichung).
In der Regel folgt der Anlagenvermerk mit einer Leerzeile Abstand auf die eventuelle maschinenschriftliche Wiedergabe des Namens im Unterschriftsblock oder mit drei Leerzeilen Abstand, damit Platz für die Unterschrift bleibt.

Aus Platzgründen kann der Anlagenvermerk nach DIN auch auf 125,7 mm gemessen von der linken Papierkante gesetzt werden. In diesem Fall ist nur eine Leerzeile Abstand zum darüber stehenden Text einzuhalten.

Nach der Überschrift werden die Anlagen direkt in der nächsten Zeile beginnend mit Anzahl und Art bezeichnet. Für jede Anlagenart ist eine eigene Zeile vorzusehen.

Verteiler

Interne Verteilerangaben im externen Schreiben sollten im Normalfall nicht auf dem Original angegeben werden, sondern nur auf der oder den Kopien, die im Haus bleiben.
Für "offizielle" Verteiler gelten nach DIN dieselben Regeln wie für den Anlagenvermerk. Falls Anlagen und Verteiler anzugeben sind, so folgt der Verteiler mit einer Leerzeile Abstand auf die letzte Anlage.

Karin Schmitt für the write stuff.

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Website zu MS-Office: www.karin-schmitt.de