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Karin Schmitt
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Tipp 17

Aktion Herbst 2001

Genug trübe Herbsttage liegen vor uns. Deshalb heute die Tipp-Aktion für eine "frühlingsfrische" neue Briefkultur.

Gegen Staub, Trübsal und Langeweile im Geschäftsbrief

"Der gute Ton" klingt heute anders.

Bin ich wirklich so staubig-konservativ, wie der Stil der täglichen Geschäftsbriefe vermuten lässt? Und Sie, Ihre Geschäftspartner? Sind Sie nicht moderne, aufgeschlossene und anspruchsvolle Menschen mit guter Bildung?

Wenn ja, dann lassen Sie uns doch so schreiben, wie wir auch beim Treffen miteinander sprechen würden - nur eben noch überlegter und empfängergerechter; freundlich, aber nicht in sorgfältig gedrechselten Phrasen.

In dieser Tipp-Folge können Sie zunächst über die Wirkung einiger Beispielsätze nachdenken. Wir setzen die Serie fort und bringen auch Beispielbriefe "im neuen guten Ton" für unterschiedliche Anlässe.

Persönlich auftreten und Verantwortung übernehmen

Häufig "versteckt" sich der Schreiber hinter der Wir-Form oder im Passiv. Die Wir-Form ist durchaus manchmal angebracht, denn die Ich-Form zeigt persönliches Engagement und Verantwortung und ist daher gezielt einzusetzen. Sie weckt und stärkt Vertrauen. Das Passiv drückt aus, dass der Schreiber selbst an der Handlung nicht beteiligt ist.

Wie wirken diese Sätze auf Sie?

  1. Es lag ein Versehen vor, für das Sie um Entschuldigung gebeten werden.
  2. Die Auslieferung und der Aufbau der Ware erfolgt wunschgemäß am 10. November.
  3. Sie sind zu einem Besuch auf unserem Messestand eingeladen.
  4. Ihre Anforderungen wurden an die Entwicklung weitergeleitet. Eine Lösung wurde gefunden.

... und diese?

  1. Ich habe einen Fehler gemacht und bitte Sie um Entschuldigung.
  2. Das Couch-Ensemble werden wir pünktlich am 10. November bei Ihnen aufstellen.
  3. Besuchen Sie uns doch auf der Messe! Wir laden Sie ein. Einen Tagesausweis für Sie lege ich bei.
  4. Ich habe Ihre Anforderungen mit den Entwicklern besprochen. Und wir haben die Lösung gefunden.

Haben Sie es gemerkt?

In den vier unteren Beispielen spricht der Schreiber nicht "anonym" zu seinem Kunden, sondern spricht ihn persönlich an.

Er gibt seinen Fehler offen zu und übernimmt damit Verantwortung.

Der Verfasser setzt die Wir-Form im Wechel mit der Ich-Form ein. Das ist zulässig, denn an der Buchlieferung oder an der Lösungsentwicklung ist er nicht allein beteiligt.

Der Wechsel zwischen der direkten Anrede des Empfängers, der Wir- und der Ich-Form lockert den Brief auf. Er wird lebendiger. Auch die Aktiv-Formulierungen sind weniger schwerfällig und machen den Stil flüssiger.

Im letzten Satz schreibt der Autor: "die Lösung". Damit vermittelt er mehr Sicherheit, als wenn er von "einer Lösung" spricht. Der Beginn des Satzes mit "Und ..." wird bewusst als ein Spannungselement eingesetzt.

Mehr zur Kommunikationskultur: Im November 2001 beginnt bei sekretaerinnen-online.de eine 8-teilige Serie. Die einzelnen Beiträge erscheinen 14-tägig. Die Serie wird bis Mitte 2002 abrufbar bleiben.

Karin Schmitt für the write stuff.



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Website zu MS-Office: www.karin-schmitt.de