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Tipp 20

Corporate Design mit MS-Word

Jeder neue Brief in MS-Word stellt auch neue Herausforderungen?

Gibt es eine Vorlage, die bereits Festtexte zum Absender, firmenrechtliche Angaben und Markierungen oder Sprungstellen für Ihre variablen Eingaben enthält?

Suchen Sie nach einem früheren Dokument, dessen Layout und Inhalt ungefähr passen und "basteln" darin herum?

Oder starten Sie von Anfang an im leeren Dokument?

Warum nicht so ...?

Per Mausklick teilen Sie Ihrem Word mit, welche Dokumentart Sie schreiben wollen:
Brief
Fax
Internes Dokument
Lieferschein
Datenblatt
Technische Beschreibung
...

Word kennt Sie als Benutzer und trägt in dem neuen Dokument sofort oder nach Bestätigung alle Ihre persönlichen Absenderdaten ein: Ihren Namen als Ansprechpartner, Ihre Telefon- und Fax-Durchwahl, E-Mail-Adresse.

Dann stellt Ihnen Word noch einige Fragen - je nach Dokumentart:
  • Wer ist der Empfänger? Wurde die Adresse bereits einmal verwendet und kann daher jetzt einfach ausgewählt werden?
  • Wollen Sie auf eine Kundenadressdatei zurück greifen?
  • Gibt es Zustellvermerke oder Vorausverfügungen?
  • Welche Anredeform wählen Sie?
  • Soll das Dokument unter dem heutigen Datum geschrieben werden?
  • Welcher Unterschriftsblock ist einzusetzen?
  • Gibt es einen Anlagen- und oder Verteilervermerk?
  • Wollen Sie Textbausteine verwenden, die speziell für diese Dokumentart zur Verfügung stehen?
Diese Fragen beantworten Sie mit ein paar Mausklicks oder wählen aus übersichtlichen Listen aus.

Das Ergebnis ist das fertige Grundgerüst des Schreibens, das exakt den Vorgaben Ihres Corporate Designs entspricht.

Beim Verfassen des eigentlichen Inhaltes gibt es auch keine Probleme mehr:

Für alle Elemente, die Sie in einem Schreiben benötigen könnten, egal ob Tabelle, Aufzählung, Gliederung, Verzeichnisse oder Grafiken sind Formatvorlagen oder Textbausteine vorhanden, die Sie komfortabel einsetzen.

Deckblatt und Folgeseiten werden automatisch formatiert, so wie es der Inhalt erfordert. Alle Seitenumbrüche sind korrekt, zusammen gehörige Elemente bleiben zusammen.

Auch wenn Sie von dieser Art der zeitsparenden Dokumenterstellung bis heute nur träumen: Word macht sie möglich!

Word Programmierung

Bereits in den ganz frühen Versionen von Word für Windows war eine leistungsfähige Programmiersprache enthalten. Jeder Anwender hat mit seiner Lizenz dafür bezahlt und kann sie einsetzen. Seit Office 97 handelt es sich dabei um Visual Basic for Applications (VBA), eine Programmierumgebung, deren Einsatzmöglichkeiten keine Benutzerträume mehr unerfüllt lassen müssten.

Die Anwendungen, die Sie mit VBA erstellen können, gehen auch über Word hinaus. So können Sie automatisch - und für den Benutzer unsichtbar - im Hintergrund Excel öffnen, um eingegebene Zahlen in ein Diagramm zu verwandeln, das dann in das Word-Dokument eingefügt wird.

Statt der üblichen Einzeldokumentverwaltung lässt sich ein richtiger Korrespondenz-Arbeitsplatz programmieren. Dabei können Sie auch das Aussehen von Word komplett verändern. Entfernen Sie zum Beispiel Befehle und Schaltflächen, die Sie nie brauchen und ersetzen Sie diese durch eigene.

Wie funktioniert das in Word?

Alle Dokumentvorlagen können Makros enthalten. Makros sind VBA-Projekte. Damit ein Projekt immer zur Verfügung steht, muss es in einer aktiven Vorlage gespeichert sein. Eine immer aktive Vorlage ist z. B. die Normal.dot. Weitere Vorlagen können bei jedem Start von Word automatisch aktiviert werden.

Der Benutzer startet das Projekt zum Beispiel mit einer eigenen Schaltfläche in der Symbolleiste Standard der aktiven Vorlage.

Bei einem programmierten Korrespondenzarbeitsplatz zeigt ein Dialog die für den Benutzer zur Verfügung stehenden Dokumentarten an. Dabei handelt es sich wiederum um Vorlagen. Sie enthalten alle typischen und standardisierten Elemente des Dokumentes, wie:
  • Logo, Absender
  • Festtexte und Felder (zum Beispiel für die automatische Seitennummerierung oder für die Wiederholung des Datums oder Empfängerangaben in Kopf- und Fußzeilen von Deckblatt und Folgeseiten
  • Formatvorlagen für die Dokumentart
  • Felder (wie zum Beispiel Verzeichnisse bei Berichten, Gutachten, technischen Dokumenten)
  • Textbausteine, die für die jeweilige Dokumentart in Betracht kommen und zur Auswahl angezeigt werden sollen
  • Einen Makro (VBA-Projekt), der gespeicherte persönliche Benutzerdaten ausliest und in einem dokumentspezfischen Dialog anzeigt, in dem auch die Fragen für variable Dokumentangaben gestellt werden.
  • Weitere Makros, die für die Bearbeitung des Dokumentes hilfreich sind. Diese werden zum Beispiel in einer Symbolleiste als Schaltflächen oder auch in eigenen Menüs angeboten. Mit Mausklick könnte der Benutzer zum Beispiel einen internen Verteiler einfügen, ein Duplikat erstellen, von Hoch- auf Querformat umschalten, eine Standardtabellenformatierung anwenden, Berechnungen starten, einen Übertrag für Rechnungen ermitteln und einfügen, nachträglich Elemente entfernen oder einsetzen, einen Workflow starten ...
Der Benutzerkomfort, der sich in Word individuell programmieren lässt, ist praktisch grenzenlos.

Flexibel lassen sich kleine Lösungen für wenige Mitarbeiter an einem Standort bis hin zu umfangreichen vernetzten Anwendungen an verteilten Arbeitsplätzen realisieren.

So erreichen auch Konzerne mit Tochterfirmen, Niederlassungen, Organisationseinheiten und Fachabteilungen, dass immer ihr vereinbartes Corporate Design und der einheitliche Standard beim Schriftverkehr gewahrt bleiben. Unabhängig davon, wie ausgeprägt der individuelle Kenntnisstand der Mitarbeiter in der Textverarbeitung ist.

Karin Schmitt

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Website zu MS-Office: www.karin-schmitt.de