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Karin Schmitt
Kirchenweg 23 a
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Tel. +49 8807 206945
Fax +49 8807 214767


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Von Karin Schmitt, www.karin-schmitt.de, Utting a. Ammersee

Tipp 23, Folge 1 vom 09.02.2002:

DIN 5008:2001-11: Überblick und Neuerungen
Auswirkungen auf den Geschäftsbrief
Bezugszeichenzeile oder Informationsblock?
(Die Fortsetzung der DIN-Tipps finden Sie unter www.word-korrespondenzmanager.de.)
Überblick und Neuerungen
Ende 2001 wurde die Norm DIN 5008, die festlegt, wie zu schreiben und vorgegebene Inhalte darzustellen sind, aktuellen Anforderungen angepasst und löst damit die Ausgabe 1996-05 ab.

Die wichtigsten Änderungen berücksichtigen nun die zunehmende Internationalisierung und neue Kommunikationsmöglichkeiten:

  • Gestaltung von E-Mails
  • Zahlenformate und (endlich!): Berücksichtigung der internationalen Kontakte bei der Formatierung von Telefonnummern
  • Tabellengestaltung und -Positionierung
  • Gestaltung des Geschäftsbriefes, die jetzt Raum lässt für die Angabe aller Kommunikationsdaten
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Auswirkungen auf den Geschäftsbrief
Die Ausgabe DIN 5008-11 geht insbesondere auf den Geschäftsbrief ohne Aufdruck ein und berücksichtigt damit heutige Anforderungen an Flexibilität und Rationalisierung im Schriftverkehr.
Warum Geschäftsbogen ohne Aufdruck?
Immer mehr Unternehmen setzen heute statt vorgedruckten Geschäftsbögen nur weiße Blätter ein oder Geschäftsbögen, die mit Ausnahme des Logos leer sind. Alle Absender- und unternehmensrechtliche Angaben werden - zusammen mit dem eigentlichen Brieftext - von der Textverarbeitung eingefügt. Die Gründe leuchten ein:

  • Geringere Material- und Druckkosten

  • Zeitersparnis beim Schreiben: nur eine Papierart im Drucker

  • Saubereres Ausfüllen - trotz von Bürodrucker zu Bürodrucker unterschiedlicher Toleranzen

  • Aktualiät: bei Änderungen z. B. in der Geschäftsführung, Umfirmierung, bei den Kommunikationsangaben

  • Flexible Transportwege: Übermittlung per "gelber Post", als Anlage zur E-Mail, als PDF-Datei ... möglich.
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Bezugszeichenzeile, Bezugszeichen- und Kommunikationszeile oder Informationsblock?
Die vorliegende Ausgabe DIN 5008 berücksichtigt noch die Bezugszeichenzeile. Wir sind der Meinung, dass die Bezugszeichenzeile im modernen Geschäftsbrief abgelöst werden sollte.

Trotzdem wollen wir nicht auf die Informationen verzichten. Denn bei einem empfängergerechten Schreiben gehört schlicht dazu, dass der Ansprechpartner mit allen Kommunikationsmöglichkeiten auf den ersten Blick deutlich wird. Auch die Angaben zu "Ihr Zeichen, Nachricht" und "Unser Zeichen" sind of organisatorische Helfer Absender und Empfänger.

Dieser Service für den Leser des Briefes spart Ihnen vor allem viele umständliche Formulierungen im eigentlichen Brieftext, die den Stil häufig schwerfällig und bürokratisch machen.
Was sieht die Bezugszeichenzeile vor?
In der Bezugszeichenzeile sind unter den jeweiligen Leitwörtern "Ihr Zeichen, Ihre Nachricht", "Unser Zeichen, unsere Nachricht", "Telefon, Name" und "Datum" die entsprechenden Eintragungen zu machen.
Wenn außer der Telefon-Durchwahl der zuständige Mitarbeiter, unter dessen Namen der Brief geschrieben wird, auch eine Fax-Durchwahl, eine Handynummer und/oder eine E-Mail-Adresse hat, reicht die Bezugszeichenzeile nicht aus.

Für zusätzlich benötigte Kommunikationsangaben kann die Bezugszeichenzeile durch eine Kommunikationszeile ergänzt werden. Diese Kommunikationszeile ist rechts neben das Empfängeranschriftfeld zu setzen und kann zwei Eintragungen umfassen. Der erste Eintrag erfolgt horizontal in der selben Höhe wie "Telefon, Name", der zweite steht in der Mitte zwischen "Telefon, Name" und "Datum". Die vertikale Anordnung der Leitwörter in der Kommunikationszeile soll so erfolgen, dass die zugehörigen Inhalte schreibenzeilengerecht in Höhe der letzten Zeile des Anschriftfeldes geschrieben werden.

Bezugszeichenzeile mit Kommunikationszeile werden sich wohl nicht bewähren. Das hat optische und praktische Gründe: Horizontal und vertikal ist die Ausrichtung der Leitwörter und Ausfülltexte schwierig, die Gestaltung wirkt unruhig, statt der vorgesehenen zwei zusätzlichen Kommunikationsangaben könnten drei benötigt werden.
Der Informationsblock
Die optisch und praktisch überzeugendste Lösung ist ein Informationsblock, der parallel neben dem Empfängeradressfeld angeordnet alle individuell benötigten Angaben enthält:

Ihr Zeichen
Ihre Nachricht
Unser Zeichen
Unsere Nachricht

Name (des Ansprechpartners)
Telefondurchwahl
Telefaxdurchwahl (bei Bedarf)
Mobil
E-Mail

Datum.

Beispiel für ein Brieflayout mit Informationsblock (Bild)

Nächste Folge der Tippserie: Neue Zahlenformate.

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