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Impressum & Kontakt:

Karin Schmitt
Kirchenweg 23 a
D-82399 Raisting in der Ammersee-Region

Tel. +49 8807 206945
Fax +49 8807 214767


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  Web www.the-write-stuff.de   
Von Dr. Annette Hartmann, wortstark Kommunikationsberatung, www.wortstark.de

(Dr. Hartmann hat zu dem Produkt "Korrespondenz-Manager" Textbausteine für die alltäglichen Briefsituationen entwickelt, die immer zur Verfügung stehen, wenn einmal die Worte fehlen. Geordnet nach Reaktion und Aktion und den Abläufen der Geschäftsprozesse werden sie in den Korrespondenz-Manager oder direkt in Microsoft Word für Windows integriert. Auf Mausklick erhält der Briefschreiber Anregungen und Ideen für die eigene Formulierung oder fügt den passenden Text einfach in sein Dokument ein.)

Tipp 24 - Neuer Business Text

Sie haben Appetit bekommen auf die neue, lebendige und viel menschlichere Welt der Geschäftskorrespondenz und wollen hineinschmecken? Gerne! Hier ein kleiner Ausschnitt aus unserem aktuellen Menü...

Wir beginnen beim Angebot und kommen über die Rechnung und Umtausch bis hin zur Mahnung. Guten Appetit!

Wie wäre es mit dieser Formulierung als Begleitung von Erstinformationen:

    "Ihr Interesse freut uns. Und hier kommen postwendend die Antworten zu Ihrer Anfrage."
Denken Sie an die freundliche Aufforderung zu Rückfragen, wenn Sie ein Angebot abgeben. Zum Beispiel so:
    "Haben Sie noch Fragen, die wir gemeinsam lösen können? Ich freue mich auf Ihren Anruf."
Sie möchten etwas bestellen? Auch diese Botschaft kann einmal anders verpackt werden:
    "Mit Ihrem Angebot vom ... haben Sie Ihre Mitbewerber hinter sich gelassen - wir entscheiden uns für Sie. Hiermit beauftragen wir Sie, ..."
Ein Lieferschein kann mehr sein als die trockene Angaben von Menge und Preis...
    "Heute schon gefreut? Diese Lieferung wird Ihnen ein Lächeln ins Gesicht zaubern, denn hier kommt ..."
Und wenn es mal Probleme gibt, sind die richtigen Worte erst recht wichtig:
    "Sie sehen: Dies ist leider noch nicht die erwartete Lieferung. Bei uns sind innerhalb von zwei Tagen die Hälfte der Mitarbeiter an Grippe erkrankt. Dürfen wir unsere Ware auch erst ab KW ... liefern?"
Sie wollen einen Termin vorschlagen und wissen nicht, wie? Der KorrespondenzManager mit seinen über 160 Textbausteinen hat auch für diese Fälle eine Lösung:
    "Ich schlage vor, dass wir uns zur Besprechung der Einzelheiten persönlich zusammensetzen. Was halten Sie von ... um Uhr bei Ihnen im Hause?"
Auch für unangenehme, aber im Alltag normale Fälle ist mit Textvorschlägen vorgesorgt. Der vereinbarte Termin klappt nicht. Wie sagen Sie das? Zum Beispiel so:
    " 'Und erstens kommt es anders...' - leider können wir unseren Termin am ... nicht einhalten. Tut uns leid. Paßt es Ihnen am ... oder am ... um ... ? Bitte teilen Sie uns Ihre Wahl mit."
Sie wollen drängeln, aber freundlich? Formulieren Sie´s positiv-motivierend:
    "Ihre rasche Entscheidung ist Bedingung dafür, dass wir den Termin halten können. Es wäre prima, wenn Sie sich bis ... melden würden."
Rechnungen müssen nicht nüchtern wie Post vom Finanzamt sein. Rechnungen können Spaß machen! Bei Start-Ups kann sich das sogar so anhören:
    "Unser Job für Sie hat uns Spaß gemacht. Diese Rechnung wird Ihnen Spaß machen. Wir berechnen nämlich bloß: (...) "
Text-on-demand bietet nicht nur Formulierungsvorschläge für den Normalfall, sondern berücksichtigt auch immer die Sonderfälle: Rechnungen aufstocken, Rechnungen kürzen usw. Auch Zahlungsziele können nachvollziehbar begründet werden und damit motivieren:
    "Wir haben Sie pünktlich beliefert. Nun freuen wir uns auf eine pünktliche Bezahlung unserer Leistungen. Bitte überweisen Sie den genannten Betrag bis zum ... auf unser Konto."
Reklamationen und Beschwerden sind ein unangenehmes Thema? Nicht für Text on Demand. Da machen Ihnen sogar diese Inhalte wieder Spaß - und vor allem: Mit den passenden Formulierungen kommen Sie leichter und schneller zum Ziel!
    "Seit ... sind wir Ihr treuer Kunde. Ganz besonders gut hat uns immer Ihr Service gefallen. Aber nun haben wir Anlass zur Beschwerde:"
Oder wenn Sie auf eine Beschwerde reagieren, versuchen Sie den Einstieg mal so:
    "Ihre Beschwerde verstehen wir. Danke, dass Sie uns auf unseren Fehler aufmerksam gemacht haben."
Sie gewähren Garantie? Gut. Dann machen Sie auch so ein Schreiben zur Visitenkarte Ihres Hauses:
    "Es tut uns Leid, dass Ihnen der Ausfall des Gerätes Mühe und Ärger bereitete. Unsere Techniker haben den Schaden sofort behoben, und das Gerät ist bereits wieder an Sie unterwegs."
Mahnungen - igittigitt? Mit Text on Demand kennen Sie keine Berührungsängste mehr und strecken Ihrem Geschäftspartner die Hand hin... so kommen Sie beide schnell aus der Misere heraus:
    "Wir haben bisher gezögert, Sie an unsere Rechnung vom ... zu erinnern. Doch nun möchten wir uns doch noch einmal melden. Helfen Sie uns, dieses kleine Problem aus der Welt zu schaffen."
Tja, soweit die Appetithäppchen.

Klar, dass Sie bis ganz zum Schluss alles genau durchgelesen haben. Wir wissen, dass unsere Texte gut sind... Doch sparen Sie sich die Mühe, diese 14 kleinen Beispiele abzuschreiben: Erstens ist Ihre Zeit zu kostbar und außerdem ist der KorrespondenzManager so günstig, da lohnt es sich, wenn Sie gleich das Gesamtpaket kaufen. So haben Sie die restlichen 150 Textbausteine auch noch zur Verfügung und dürfen sie guten Gewissens einsetzen, so oft Sie wollen!

Wir freuen uns auf Ihre Bestellung.

Gucken Sie vorbei: www.karin-schmitt.de
oder kommen Sie zu mir: www.wortstark.de

Ihre Annette Hartmann


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