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Kampf den Produktivitätskillern!
Der Mail-Kicker überwacht den Posteingang
Besonders für Unternehmen, die eine Internetpräsenz pflegen, ist es nichts Neues: Täglich flattern ihnen unerwünschte E-Mails in den elektronischen Briefkasten. Per Spam (unerwünschte Massenmail) wird hemmungslos geworben. Die Botschaften sind manchmal nur langweilig, häufig auch dreist, und vielleicht hängt als Dreingabe noch ein Virus dran. Allen gemein ist eines: Sie stehlen Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit und wirken als Produktivitätskiller.

Der versierte Benutzer kennt solche unerwünschten Nachrichten zumeist schon am Betreff und befördert sie ungelesen in den Daten-Mülleimer. Mitarbeiter, die im Umgang mit der E-Mail weniger erfahren sind, brauchen mehr Zeit, um die Spreu vom Weizen trennen. Und sie sind vielleicht auch überfordert und leichter verführbar - zum Besuch einer Website "nur für Erwachsene", zum Klick auf als Fotos getarnte Programme.

Wirtschaftlicher Schaden

Aktuell werden Kontrollmöglichkeiten diskutiert, die sowohl den Schutz einer gewissen Privatsphäre der Mitarbeiter im Unternehmen, aber auch den Schutz der Interessen des Arbeitgebers berücksichtigen müssen.

Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse, Produktivitätsverlusten und Schäden wirksam vorzubeugen, die durch die unkontrollierte Verteilung von Massenmails mit oder ohne vielleicht schädlichen Dateianhang in den Posteingang der Mitarbeiter entstehen können. Aber auch über den Postausgang sollte nachgedacht werden. Je nach Arbeitsweise könnte zum Beispiel der Empfang und Versand von bestimmten Dateiformaten ganz unterbunden werden. Welcher Arbeitgeber schätzt es, wenn seine Mitarbeiter - vielleicht ohne sich dessen recht bewusst zu sein - als "Raubkopierer" tätig werden? Dazu reicht zum Beispiel schon die Weitergabe einer Schriftart, für die das Unternehmen Lizenzen erworben hat. Und wie einfach und schnell lassen sich - vielleicht ebenso unbewusst - vertrauliche Daten per E-Mail außer Haus geben. Auch die Betriebsspionage wird durch elektronische Kommunikation erheblich vereinfacht.

Unbestechliche Kontrolle

Überall, wo mehrere Mitarbeiter per E-Mail kommunizieren, lohnt sich der Einsatz eines Systems, das Postein- und -ausgang filtert. Je nach Arbeitsweise und betrieblichen Vereinbarungen werden unerwünschte Nachrichten automatisch "absortiert". Ein Beispiel ist das Produkt "Mail-Kicker" der Münchner Softwareschmiede SUPRATEC: Hier gibt es ein mehrstufiges "Spam-Rating" und frei konfigurierbare Einstellungen, welche Dateiformate zu welchen Mitarbeitern durchzulassen oder zur Sicherheit in einem "Quarantäne-Ordner" zwischenzuparken sind. Der Mail-Kicker - ein System bestehend aus Hard- und Software - kostet einschließlich Konfigurationssupport ca. 1000 Euro. Ein Preis, der sich für das Unternehmen schon aufgrund der gewonnenen Arbeitszeit schnell amortisieren kann.

Karin Schmitt, Juni 2002

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