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Geschäftsvordrucke planen

Warum planen?

Wenn Sie einen neuen Vordruck für den Geschäftsbrief einführen wollen, ist ein wenig Planung notwendig. Ihre Entscheidungen haben großen Einfluss auf die Effizienz und Kosten des täglichen Schriftverkehrs.
Corporate Design
Ein gutes Layout aller Schriftstücke, die Ihr Haus verlassen, gehört zur Corporate Identity, die Wiederkennung beim Geschäftspartner bewirkt und Sympathie und Vertrauen weckt. Das sind wichtige Grundlagen für das erfolgreiche Geschäft, und daher lohnt es sich, dem Geschäftsvordruck einige Gedanken zu widmen und in den Entwurf Zeit und Planungsarbeit zu investieren.

Diese Arbeit sollten Sie aber nicht allein dem beauftragten Designer oder der Grafik-Agentur überlassen, denn Sie selbst kennen Ihr Geschäft und die daraus entstehenden Anforderungen am Besten. Und der schönste Geschäftsbogen ist wertlos, wenn Ihre Mitarbeiter damit nicht ganz einfach und selbstverständlich arbeiten können.
Function follows form - oder besser umgekehrt?
Sie werden kaum eine neue Software für Warenwirtschaft kaufen, die eine bis dato reibungslose Geschäftsabwicklung vollständig über den Haufen wirft. Also muss auch ein Geschäftsbogen den täglichen Anforderungen des Schriftverkehrs gewachsen sein. Denn Geschäfte werden nach wie vor zu einem großen Teil schriftlich getätigt, und die Zeit, die hochbezahlte Mitarbeiter täglich für die Textverarbeitung benötigen, soll dem Inhalt des Schreibens und nicht dem mühsamen Formatieren gewidmet werden.

Eine Checkliste zur Planung von Vordruck und Word-Dokumentvorlagen
Wenn Sie sich entscheiden, Geschäftsbögen anfertigen zu lassen, sollten Sie überlegen, welche Elemente bereits mitgedruckt werden, und was über die Textverarbeitung einzusetzen ist. Flexibel bleiben Sie, wenn Sie den Geschäftsbogen lediglich mit Ihrem Logo und vielleicht weiteren Grafik-Elementen, die auf Deckblatt und Folgeseiten für Wiedererkennung sorgen, bedrucken lassen.
  • Dokumentarten - Corporate Design bedeutet, dass alle Dokumentarten, die in Ihrem Hause geschrieben werden, nebeneinander betrachtet ein einheitliches, harmonisches Bild zeigen. Denken Sie nicht nur an den Brief, sondern auch an technische Beschreibungen, Preislisten, Rechnungen, Berichte und internen Schriftverkehr.

    Eignet sich das Layout für alle Dokumentarten?

    Passen Deckblatt und Folgeseiten zueinander?

  • Geschäftsangaben - Welche Angaben sind für Ihre Unternehmensform Pflicht? (Bei jedem Schreiben, das möglicherweise einen geschäftlichen Erstkontakt herstellen kann, sind bestimmte Angaben zum Unternehmen vorgeschrieben. Diese sind deutlich lesbar anzuordnen. DIN sieht dafür die Fußzeile vor.)

    Werden abweichende Geschäftsangaben für bestimmte Dokumentarten benötigt? (Beispiel: Bankverbindung und Steuernummer in der Rechnung.)

  • Transportwege - Eignet sich der Geschäftsbogen auch für die Fax-Übertragung? Bleibt alles deutlich lesbar?

    Wie sieht der Bogen als schwarz/weiß Kopie aus?

    Verlassen Ihre Dokumente auch einmal per E-Mail das Haus? Gibt es (z. B. auch für PDF-Konvertierung) eine einfache Möglichkeit, Logo und/oder Geschäftsangaben mit Word einzufügen?

  • Schriftarten -Sind die gewählten "Hausschriften" sowohl im Ausdruck wie auch bei der Bearbeitung am Bildschirm immer einwandfrei lesbar?

    Wenn Sie auch Dokumente über Internet verteilen: Handelt es sich um gebräuchliche Schriftarten, die auch bei Ihren Geschäftspartnern verwendet werden? (Wenn dies nicht der Fall ist, wählt Word als Ersatz eine andere Schriftart aus. Das kann zu falschen Zeilen- und Seitenumbrüchen führen und zum Beispiel Tabellen völlig unverständlich machen.)

Checkliste zur Dokumentgestaltung
Auch die Gestaltung des Textes auf dem Geschäftsbogen gehört zum Corporate Design. Damit jedes Dokument korrekt Ihren Schreibtisch verlässt, setzen Sie am Besten für alle häufig benötigten Dokumentarten Vorlagen ein. Word-Dokumentvorlagen nehmen Ihnen viel Arbeit ab. Denn alles, was pro Dokumentart zum "Standard" gehört, kann gleich fest eingebaut werden.
  • DIN 5008:2001 - Werden die wichtigsten DIN-Regeln berücksichtigt?

  • Kommunikationsdaten - Sind alle wichtigen Angaben für den Empfänger auf den ersten Blick und deutlich erkennbar? Ansprechpartner, Telefon- und Fax-Durchwahl, E-Mail-Adresse...

  • Folgeseiten - Welche Elemente werden benötigt, um die Zuordnung von Folgeseiten zu erleichtern? Gibt es eine durchgängige Seitennummerierung? Ist es evtl. sinnvoll, auch weitere Angaben zum Empfänger, Datum oder Kundennummer zu wiederholen?

  • Effizienz - Sind die gebräuchlichsten Dokumentarten in Ihrem Haus von allen Mitarbeitern - auch weniger geübten Word-Anwendern - einfach zu benutzen?

    Wird in Dokumentvorlagen, die Ihr Corporate Design sicherstellen, dafür gesorgt, dass kein Mitarbeiter umständlich Angaben positionieren und formatieren muss?

Karin Schmitt, September 2002

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